キャリアアップ助成金の申請前に要注意！就業規則・賃金規程の正しい整備方法

2026年5月20日

厚生労働省のキャリアアップ助成金は、有期雇用労働者やパートタイマーなどの非正規雇用労働者の処遇改善を目的とした助成制度です。特に「正社員化コース」は活用企業が多く、中小企業にとって人材定着や採用強化につながる制度として注目されています。

しかし、実際には「要件を満たしていると思っていたのに不支給になった」というケースも少なくありません。その原因の多くが、就業規則や賃金規程の不備にあります。

助成金は単に従業員を正社員化すれば支給されるものではなく、「制度として適切に整備され、実際に運用されているか」が厳しく確認されます。

なぜ就業規則・賃金規程が重要なのか

キャリアアップ助成金では、正社員転換制度や賃金制度が明確に整備されている必要があります。

特に審査では以下の点が確認されます。

正社員転換制度が就業規則に記載されているか
転換基準が客観的で明確か
賃金規程が適切に存在しているか
正社員転換後に賃金が3%以上アップしているか
実際の運用（給与計算など）と規程内容が完全に一致しているか

「書類だけ整えている状態」では不十分です。規程と実態が一致していない場合、不支給リスクが高まります。

キャリアアップ助成金でよくある不支給事例

1. 賃金規程が実態と一致していない

もっとも多いのが、賃金規程の文言と実際の給与計算（給与明細）が一致していないケースです。例えば、規程上は「職務手当を支給する」となっているにもかかわらず、実際の給与明細には「能力給」など別名称で記載されている場合、審査で厳しく指摘されることがあります。また、基本給の定義が曖昧で、「実際には手当を含めて帳尻を合わせている」という運用も不支給の原因になります。1. 賃金規程が実態と一致していない

2. 昇給ルールや正社員の定義が曖昧

キャリアアップ助成金（正社員化コース）では、転換後に「賃金が3%以上上昇していること」に加えて、正社員として「昇給」があり、さらに「賞与または退職金制度」のいずれかが適用されている必要があります。そのため、「具体的な昇給基準がない」「金額の算定根拠が説明できない」「毎回社長の裁量だけで決めている」という状態では、助成金要件を満たす正社員制度として認められない可能性が高くなります。

3. 就業規則の届出がされていない（最新版ではない）

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の労働基準監督署への届出が義務付けられています。実務では、「昔作った古い規則のまま放置されている」「最新版を変更届出していない」「労働者代表の意見書が添付されていない」といったケースが見受けられます。助成金申請では、労基署の受領印がある就業規則の提出が求められるため、事前の確認が不可欠です。

⚠ 常時10人未満の事業場でも注意が必要です

常時10人未満の事業場には就業規則の作成・届出義務はありませんが、キャリアアップ助成金の申請においては就業規則等による客観的なルールの整備が必要とされます。「うちは小さいから就業規則はいらない」は助成金申請では通用しません。

4. 正社員転換制度の記載不足

「必要に応じて正社員登用を行うことがある」と1行書かれているだけでは、制度として不十分と判断されます。以下の内容を客観的なルールとして明記しなければなりません。

対象となる労働者の範囲（勤続○か月以上など）
転換の時期（例：毎年○月など）
試験や面談などの選考方法の有無
合否を決める判断基準

制度内容が曖昧だと、「助成金をもらうためだけに形式的に作った制度」と見なされるリスクがあります。

就業規則で確認すべきポイント

正社員転換制度の明記

助成金対応では、「正社員転換規定」が非常に重要です。例えば、勤続6か月以上・所属長推薦・面談および評価の実施など、客観的な基準を設定する必要があります。

適用対象者の範囲

「誰が対象になるのか」を明確にしておくことも重要です。有期契約社員のみなのか、パートタイマーやアルバイトも含むのかなど、対象範囲を整理しておかなければなりません。

転換時期・試験・面談基準

転換タイミングや評価方法も具体化しておく必要があります。実務上は、年2回実施・所属長評価・勤怠状況確認など、実際に運用可能な制度設計が求められます。

ちなみに、キャリアアップ助成金には、賃金規程を改定して全労働者の賃金ベースを底上げすることで申請できるコースもあります。

賃金規程で確認すべきポイント

基本給の定義

基本給と各種手当の区別は明確にしておく必要があります。特に助成金審査では、「転換によってどこがどう増額（3%以上アップ）したのか」が確認されます。

⚠ 3%増加の算定から除外される手当に注意

通勤手当・住宅手当・時間外労働手当などは、転換前後の賃金比較における3%増加の算定対象から除外されます。基本給ベースでの確認が必要す。

賞与・手当の扱い

正社員転換後に新たに賞与支給対象となる場合、その算定・支給基準を規程化しておく必要があります。また、固定残業代制度を導入している場合は、計算方法や時間数の明記も重要です。

昇給ルールの整備

「昇給あり」とだけ記載するのではなく、評価制度・等級制度・昇給時期などを整理しておくことで、制度の信頼性が高まります。

非正規社員との比較

助成金では、転換前後で待遇改善が確認されます。時給制から月給制への変更・賞与の対象化・手当支給の追加など、改善内容が明確に分かるよう整理することが重要です。

失敗しないための就業規則・賃金規程チェックポイント

就業規則のチェックポイント

正社員転換制度の明記：「勤続6か月以上」「所属長の推薦あり」「面談・評価の実施」など、客観的な基準を落とし込み、実際に運用可能な制度設計にします。
適用対象者の範囲：有期契約社員だけなのか、パートタイマーやアルバイトも含むのかなど、「誰が制度を使えるのか」を明確にします。
転換時期・試験・面談基準：「年2回実施」「所属長評価および筆記試験」「過去の勤怠状況の確認」など、実務で本当に実行できるフローを設定します。

賃金規程のチェックポイント

基本給の明確な定義：基本給と各種手当の区別を明確にします。助成金審査では「転換によって、どこがどう増額（3%以上アップ）したのか」が厳しく見られます。通勤手当・住宅手当・時間外労働手当などは算定対象外である点も要確認です。
賞与・退職金・手当の扱い：正社員転換後に新たに賞与や退職金の支給対象となる場合、その算定・支給基準を規程化します。固定残業代制度を導入している場合は、計算方法や時間数の明記も必須です。
非正規社員との待遇差の可視化：「時給制から月給制への変更」「賞与の対象化」「各種手当の追加支給」など、転換前後で待遇がどう改善されたのかが一目で比較できるよう整理します。

中小企業が特に注意したい実務上のポイント

制度導入前の運用開始は絶対にNG

助成金の実務において、もっとも重要なのは「制度導入（改定）→従業員への周知→実際の運用」という順番です。先に正社員化を進めてしまい、後から慌てて就業規則を整備しても、さかのぼって助成金を受けることは原則として認められません。必ず「転換を行う前」に規程の整備とキャリアアップ計画書の提出を済ませておく必要があります。

令和7年度からの変更点：キャリアアップ計画書が届出制に移行

従来は労働局長の「認定」を受ける必要がありましたが、令和7年度から「届出制」に変更されました。提出のみで手続きが完了するようになり、申請の流れが簡素化されています。ただし、転換前日までの届出が必要である点は変わりません。

令和8年度の注目ポイント：「情報公表加算」の新設

令和8年4月8日以降の制度改定で、正社員化コースに新たな加算措置として「情報公表加算」が新設されました。中小企業は1事業所あたり20万円（大企業は15万円）の加算を受けることができます。

情報公表加算を受けるために公表が必要な3つの情報

正社員転換制度の概要（手続き・転換の要件・実施時期）
直近3事業年度の正社員転換の実績数
直近3事業年度における雇入れから正社員転換までに要した平均期間・最短期間

公表場所は、自社が管理するホームページ、または厚生労働省が運営する「職場情報総合サイト（しょくばらぼ）」のいずれかです。支給申請日からその事業年度の終了まで、掲載を継続することが条件となります。

⚠ 情報公表加算の注意事項
この加算は単独での申請はできません。正社員化コースの40万円の支給申請と同時に申請するものです。また、自社サイトと「しょくばらぼ」の両方に掲載したとしても、加算は1事業所あたり1回限りです。

自社の転換実績を対外的に示すことは、求職者への安心感にもつながります。制度の整備と同時に、こうした最新の加算要件も把握しておくことが助成金を賢く活用するポイントです。

社労士の見解｜助成金は「書類」より「運用」が重要

社労士として現場を見ていると、助成金対応で最も重要なのは「制度として実際に機能しているか」です。

助成金申請では、書類作成ばかりに意識が向きがちですが、行政が見ているのは「形式」だけではありません。実際に面談を行っているか、評価記録が残っているか、正社員転換後に待遇改善されているか――こうした運用実態も確認されます。

特に近年は審査が厳格化しており、「とりあえず雛形を入れた」という対応ではリスクがあります。証拠書類（賃金台帳・出勤簿・雇用契約書など）は少なくとも5年以上保管しておくことが推奨されます。

中小企業では人手不足から制度整備が後回しになりがちですが、助成金を活用するのであれば、申請前の規程整備と運用確認が不可欠です。

まとめ

キャリアアップ助成金では、就業規則や賃金規程の整備が非常に重要です。特に中小企業では、正社員転換制度の記載不足・賃金規程との不一致・実際の運用とのズレが原因で不支給になるケースが後を絶ちません。
助成金は「申請書類を出せばもらえる制度」ではなく、制度設計と実運用の両方が求められます。就業規則・賃金規程・労働条件通知書・給与明細まで含めた一貫した整備を行うことが重要です。
令和8年度からは「情報公表加算」（中小企業20万円）も新設されており、要件をしっかり把握した上で対応することで、受給額の上乗せも期待できます。
キャリアアップ助成金を安全に活用するためにも、申請前に社労士へ相談し、制度と運用を整理しておくことをおすすめします。

また、就業規則や賃金規程の改定そのものが支給要件となる別のコース（賃金規定等改定コースなど）について知りたい方は、こちらの記事もあわせて参考にしてください。