■就業規則とは
就業規則とは、会社で働く従業員の労働条件や職場のルールを定めた規則のことをいいます。具体的には、労働時間、休日、賃金、服務規律、懲戒など、会社で働く上で必要となる事項をまとめたものです。
会社と従業員の関係は労働契約によって成り立っていますが、個別の契約だけですべてのルールを定めることは現実的ではありません。そのため、多くの企業では共通のルールとして就業規則を作成し、会社全体で統一した労務管理を行っています。
就業規則は会社にとって職場秩序を維持するための重要なルールであると同時に、従業員にとっても労働条件を確認するための重要な基準となります。つまり、就業規則は会社と従業員の双方を守る役割を持つものといえるでしょう。
■就業規則の作成義務
常時10人以上の労働者で作成義務がある
労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成を義務付けています。ここでいう「常時10人以上」とは、正社員だけでなく、パートやアルバイトなどの非正規社員も含めて判断されます。
そのため、中小企業であっても従業員数が10人以上になれば、就業規則を作成する必要があります。会社の規模が小さいからといって例外になるわけではありません。
■労働基準監督署への届出が必要
就業規則を作成した場合には、労働者の代表の意見書を添付したうえで、労働基準監督署へ届け出ることが必要です。これは、会社が一方的に不利な内容の規則を作ることを防ぐための仕組みでもあります。
なお、従業員が10人未満の企業には作成義務はありませんが、労務管理を適切に行うためには就業規則を整備しておくことが望ましいといえます。実際には、小規模企業ほどルールが曖昧になりやすく、トラブルが起こりやすい傾向があります。
■就業規則に記載する内容
《絶対的必要記載事項》
就業規則には、必ず記載しなければならない事項があります。これを絶対的必要記載事項といいます。具体的には、労働時間、休憩時間、休日、休暇、賃金の決定方法や支払い方法、昇給、退職に関する事項などです。
これらは労働条件の基本となる部分であり、就業規則の中でも特に重要な内容になります。
《相対的必要記載事項》
相対的必要記載事項とは、制度を設ける場合に記載が必要となる事項です。例えば、退職金制度、賞与、臨時の賃金、表彰制度、懲戒制度などが該当します。
制度があるにもかかわらず就業規則に記載されていない場合、後々トラブルの原因になることがあります。そのため、会社で制度を設けている場合には、必ず就業規則に明記しておくことが重要です。
《任意的記載事項》
任意的記載事項とは、法律上必須ではないものの、会社が独自に定めることができる事項です。例えば、服務規律、ハラスメント防止規定、情報管理のルール、SNSの利用ルールなどが挙げられます。
近年ではコンプライアンスやハラスメント対策の観点から、これらの規定を整備する企業も増えています。
| 区 分 | 内容の例 | 記載のルール |
| 絶対的必要記載事項 | 労働時間、休憩、休日、休暇、賃金の決定・支払方法、昇給、退職に関する事項 | 必ず記載が必要 |
| 相対的必要記載事項 | 退職金、賞与、臨時の賃金、表彰、懲戒規定など | 制度を設けるなら記載が必要 |
| 任意的記載事項 | 服務規律、ハラスメント防止、SNS利用ルールなど | 会社の判断で自由に記載可能 |
■中小企業にとって就業規則が重要な理由
《労務トラブルを防止する》
中小企業にとって、就業規則は労務トラブルを防止するための重要なツールです。残業の取り扱いや休日のルール、遅刻や欠勤の扱いなどが曖昧な場合、会社と従業員の認識の違いからトラブルが発生することがあります。
しかし、あらかじめ就業規則でルールを明確にしておくことで、多くのトラブルを未然に防ぐことができます。
■会社のルールを明確にできる
会社が成長し、従業員が増えてくると、口頭の指示だけでは統一した運用が難しくなります。就業規則を整備することで、会社としての共通ルールを明確にすることができます。
これは、組織運営の安定化にもつながります。
■従業員との信頼関係を築く
就業規則は、従業員との信頼関係を築くためにも重要です。労働条件が明確になっている会社は、従業員にとって安心して働ける職場といえます。
その結果、従業員の定着率が向上し、職場環境の改善にもつながります。
■就業規則を作成する際のポイント
自社の実態に合わせて作成する
就業規則を作成する際には、自社の実態に合わせることが非常に重要です。インターネットのテンプレートをそのまま使用すると、実際の運用と合わないケースが少なくありません。
ネット上の雛形をそのまま使うと、実態と乖離してしまい、逆に会社に不利な証拠となるリスクがあります
■法律に適合させる
労働基準法や関連法令は定期的に改正されています。そのため、古い就業規則をそのまま使用していると、知らないうちに法律違反になっている場合もあります。
法改正に合わせて就業規則を見直すことが重要です。
■定期的に見直す
就業規則は一度作成して終わりではありません。会社の成長や働き方の変化に合わせて、定期的に見直す必要があります。
特に近年は働き方改革や育児介護関連の制度改正などが多く、定期的な見直しが重要になっています。
■社労士としての私見
実務の現場で感じるのは、就業規則は「作ること」よりも「運用すること」の方が重要だということです。
中小企業では、就業規則を作成しても従業員が内容をほとんど知らないというケースも少なくありません。しかし、それでは本来の役割を十分に果たすことができません。
就業規則は会社のルールブックです。経営者だけでなく、従業員全体が共通の認識を持つことが大切です。そのためには、就業規則をきちんと周知し、必要に応じて説明することが重要だと考えています。
■まとめ
就業規則とは、会社で働く上でのルールや労働条件を定めた重要な規則です。常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成義務がありますが、義務がない企業であっても整備しておくことが望ましいといえます。
就業規則を整備することで、労務トラブルの防止、会社ルールの明確化、従業員との信頼関係の構築など、多くのメリットがあります。
中小企業にとっても、安定した会社運営を行うためには欠かせない仕組みです。自社の実態に合った就業規則を整備し、適切に運用していくことが重要になります。
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